Künstliche Intelligenz ist im deutsche Büro-Alltag angekommen – und das längst auch im Marketing. Doch eine aktuelle Untersuchung des HR-Software-Spezialisten ESCRIBA zeigt erhebliche Defizite aufseiten der Arbeitgeber: Fast die Hälfte der Angestellten greift zu inoffiziellen Tools, während klare Leitlinien für den KI-Einsatz Mangelware bleiben. Laut den Experten entsteht dadurch eine riskante KI-Parallelwelt in vielen Unternehmen.
Genau 47,8 Prozent der Desktop-Worker nutzen beruflich KI-Tools wie ChatGPT oder Gemini, die nicht von ihren Arbeitgebern bereitgestellt werden. Das ist das Ergebnis einer Befragung des HR-Tech-Unternehmens ESCRIBA. Für diese Untersuchung hat das Marktforschungsinstitut Bilendi im Juni 2026 im Auftrag von ESCRIBA 1.037 Beschäftigte aus Deutschland befragt, die überwiegend am Schreibtisch arbeiten.
Fehlende Leitlinien für die KI-Nutzung im Büro
Ein Großteil der Beschäftigten, die einer Arbeit am Schreibtisch nachgehen, wird mit den Herausforderungen, die Künstliche Intelligenz mit sich bringt, allein gelassen. So bestätigen nur 45,2 Prozent der Befragten, dass es bei ihrem Arbeitgeber "klare Regeln" gibt, "welche KI-Tools genutzt werden dürfen" (Anteil der Antworten "Trifft voll zu" bzw. "Trifft eher zu"). Solche Regeln fehlen ebenfalls für die Eingabe von Daten in KI-Tools (45,8 Prozent). Weiterbildungen für Beschäftigte, deren Aufgaben sich durch den KI-Einsatz verändern, gibt es nur bei 32,2 Prozent der Befragten.
Wunsch nach Unterstützung: Klare Regeln und Weiterbildung
Dabei ist der Wunsch nach Unterstützung der Desktop-Worker deutlich größer als die Angebote der Arbeitgeber. Klare Regeln zur Dateneingabe in KI-Tools wünschen sich laut der Umfrage 62,4 Prozent. Auch KI-Weiterbildung wünschen sich 62,1 Prozent der Befragten. Ebenfalls eine Mehrheit möchte klare Regeln, welche Tools überhaupt genutzt werden dürfen (60,9 Prozent).
KI ist im Büroalltag angekommen
Dabei ist Künstliche Intelligenz längst im Office-Alltag angekommen: 49,0 Prozent der Büro-Beschäftigten nutzen KI "mehrmals pro Woche", "täglich" oder "mehrmals täglich". Besonders verbreitet ist die Nutzung unter Akademikern (56,3 Prozent gegenüber 41,6 Prozent bei Nicht-Akademikern) sowie unter Jüngeren im Alter von 18 bis 29 Jahren (63,6 Prozent gegenüber 34,7 Prozent bei Beschäftigten zwischen 60 und 65 Jahren) verbreitet.
Häufigste KI-Anwendungen: Recherche und Textarbeit
Am häufigsten wird KI für die Recherche von Informationen genutzt. So gaben 71,4 Prozent der Befragten an, sie in diesem Kontext "häufig" oder "gelegentlich" im beruflichen Alltag zu nutzen. An zweiter Stelle folgt das Erstellen oder Überarbeiten von Texten und Dokumenten (65,5 Prozent). An die Erstellung und Nutzung von KI-Agenten traut sich hingegen nur eine Minderheit von 28,5 Prozent heran.
Das größte Vertrauen bringen am Schreibtisch Arbeitende der KI bei textbezogenen Anwendungen wie der Optimierung von Rechtschreibung und Grammatik entgegen. 62,2 Prozent vertrauen hier "sehr stark" oder "eher stark" der KI. Bei der stilistischen Überarbeitung von Texten sind es 59,3 Prozent. Im Hinblick auf "Automatisierungen" (ohne direkte Prüfung im Prozess) ist das Vertrauen mit 30,1 Prozent deutlich geringer ausgeprägt.
Risiken der ungeregelten KI-Nutzung
Wenn Regeln und Unterstützung fehlen, ist der Rückgriff auf "Schatten-KI" durch fast die Hälfte der Mitarbeitenden eine Risikoquelle. Fragt man die Nutzenden nicht-offizieller KI-Lösungen danach, welche Daten sie schon einmal in diese nicht offiziell bereitgestellten Tools eingegeben haben, zeigen sich deutliche Problemfelder. Vor allem die Eingabe sensibler Unternehmensdaten in nicht autorisierte KI-Tools stellt längst kein Randphänomen mehr dar.
Eingabe sensibler Daten
42,7 Prozent der befragten Schatten-KI-Nutzenden haben schon einmal Entwürfe für interne E-Mails in nicht vom Arbeitgeber bereitgestellte KI-Tools wie ChatGPT oder Gemini eingegeben. Weitere 27,4 Prozent können sich das zumindest vorstellen. "Strategische Informationen zu Projekten, Produkten oder Kunden" haben bereits 15,7 Prozent eingegeben, weitere 25,4 Prozent können sich das zumindest vorstellen. Auch die Eingabe von Kundendaten (12,9 Prozent / 15,9 Prozent), Personal- oder Bewerberdaten (12,3 Prozent / 17,5 Prozent) sowie Finanzdaten (9,5 Prozent / 18,1 Prozent) zeigt hohe Werte.
Steffen Kühn, Chief Information Security Officer von ESCRIBA, kommentiert die Studienergebnisse wie folgt:
"Unsere Umfrage zeigt: Mitarbeitende stehen unter dem Druck, die neue Technik anzuwenden und sind in der KI-Praxis deshalb häufig schon weiter als ihre Arbeitgeber. Ohne klare interne Regeln und Vorgaben entstehen operative und datenschutzrelevante Risiken. Wer das Thema ignoriert, riskiert eine Parallelwelt der KI-Nutzung im Unternehmen – mit allen Risiken und Nachteilen."
Sofortmaßnahmen im Umgang mit "Schatten-KI" – Tipps der marketingscout.com Redaktion
Die Ergebnisse der ESCRIBA-Studie sind ein unüberhörbarer Weckruf für das Management und die IT-Sicherheit in Unternehmen. Wer den unkontrollierten Einsatz von künstlicher Intelligenz in der Praxis ignoriert, verliert die Kontrolle über sensible Daten. Um die firmeninterne Datenintegrität zu wahren, können Unternehmen u. a. folgende Sofortmaßnahmen ergreifen:
- Eine verbindliche "Do-Not-Share"-Richtlinie erlassen: Solange keine unternehmenseigenen, datenschutzkonformen KI-Lizenzen vorliegen, sollte die Eingabe von personenbezogenen Daten (Kunden, Mitarbeitende), strategischen Dokumenten, Finanzdaten und Quellcodes in öffentliche Tools (wie die Gratisversionen von ChatGPT oder Gemini) per sofortiger Anweisung untersagt werden.
- Die "Datenschutz-Opt-Out"-Funktion aktivieren: Für Mitarbeitende, die öffentliche KI-Tools nutzen, sollte die Nutzung der Daten für das Modelltraining in den Einstellungen der jeweiligen Tools (z. B. über die Chat-Historie-Optionen oder spezifische Opt-Out-Formulare der Anbieter) deaktiviert werden. Damit wird (zumindest auf dem Papier) verhindert, dass Interna in den Trainingspool der KI-Anbieter fließen.
- Bereitstellung sicherer Enterprise-Alternativen: Verbote allein greifen zu kurz, da der Effizienzdruck im Arbeitsalltag hoch bleibt. Unternehmen sollten zeitnah geschützte Firmenzugänge (Enterprise-Lizenzen oder DSGVO-konforme API-Schnittstellen) bereitstellen, bei denen vertraglich zugesichert ist, dass eingegebene Daten nicht gespeichert oder zum Training der Modelle verwendet werden.
Titelbild: Infografik zur ESCRIBA Umfrage 2026 zur KI-Nutzung im Büro (Grafik: Redaktion marketingScout.com)
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Zusammenfassung (Abstract):
Eine repräsentative Umfrage von ESCRIBA unter 1.037 Desktop-Workern in Deutschland zeigt, dass 47,8 % inoffizielle KI-Tools wie ChatGPT oder Gemini am Arbeitsplatz nutzen. Obwohl 49 % der Befragten KI bereits regelmäßig verwenden, fehlen bei der Mehrheit der Arbeitgeber klare Regeln zur Tool-Auswahl und zur Dateneingabe. Nur 32,2 % bieten entsprechende Weiterbildungen an, obwohl sich über 60 % der Angestellten diese wünschen. Die Regulierungslücke führt dazu, dass die Beschäftigten "Schatten-KI" nutzen und hier unter anderem sensible Unternehmens-, Kunden- und Finanzdaten eingeben.
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