Expertentipp Zusammenarbeit mit Agenturen optimieren

20. Juni 2018Autor: Redaktion MarketingScout

Viele Unternehmen arbeiten im Marketing mit einer oder mehreren Agenturen zusammen. Doch nicht immer verläuft die Zusammenarbeit reibungslos. Doch wo liegen die Hebel für mehr Effizienz und Synergie? Diese erläutert Monika Monzel von AdCoach in diesem Ratgeberbeitrag:

1. Briefing als "interativer" Prozess

Die Basis erfolgreicher Projekte im Marketing ist immer ein gutes Briefing. Das Ausfüllen eines Briefingformulars reicht dafür jedoch nicht aus – gute Briefings sind heute eher ein iterativer Prozess und weniger ein einziges Blatt Papier. Natürlich helfen gute Briefing-Checklisten dabei, die eigenen Gedanken zu fokussieren und den kreativen Partnern zu Beginn des Projektes die wirklich relevanten Informationen zu liefern. Das Briefing ist hiermit jedoch nicht beendet.

Was folgen sollte, ist ein Rebriefing durch die Agentur, in dem mögliche Lösungen skizziert werden und auf dessen Basis die kreative Ausrichtung des Projektes diskutiert werden kann. Erst wenn alle Entscheider sich einig über diese sind, sollte mit den kreativen Arbeiten begonnen werden. Je nach Projekttyp (Print, Digital, Content Marketing, Videoproduktion etc.) benötigt die Agentur im Laufe der Zusammenarbeit noch verschiedene Detailinformationen. Durch kurze Kommunikations- und Abstimmungsintervalle im laufenden Projekt (ganz nach den Regeln des agilen Projektmanagements), ist sichergestellt, dass alle relevanten Informationen vorliegen bzw. rechtzeitig von der Agentur eingeholt werden.

2. Kollaboratives Projektmanagement

Die besten Ergebnisse werden "Zug um Zug" erzielt, meist nicht sofort in der ersten Entwurfphase. Dafür muss man sich jedoch als Team verstehen, weniger als Auftraggeber – Agentur. Ein Team hat ein gemeinsames Projektmanagement, d.h. Workflows und Timings werden stets gemeinsam aufgesetzt. Die Agentur macht einen Vorschlag, in welchen Schritten das Projekt idealerweise verlaufen kann, das Unternehmen ergänzt oder stimmt zu.

Dieser Workflow wird dann im Rahmen eines wöchentlichen (ggf. nur telefonischen) Jour fix validiert, ergänzt oder korrigiert. Auf diese Weise ist sowohl der Auftraggeber als auch die Agentur stets informiert, was wann läuft, was noch fehlt und wer was macht. Das ungute Gefühl, dass irgendwer irgendetwas Wichtiges versäumt, weicht einem gemeinsamen Sicherheitsgefühl, dass alles läuft und es für etwaige Probleme (die in Marketingprojekten aufgrund der Dynamik nicht selten auftreten) stets eine gemeinsame Lösung gibt. Fazit: Kurze, regelmäßige Abstimmungszyklen zwischen Kunde und Agentur / Kreativen sind auch hier die "Zauberformel".

3. Gemeinsame Tools

Das oben skizzierte, kollaborative Projektmanagement funktioniert am besten, wenn man ein gemeinsames Tool verwendet, dass Briefings und Prozesse transparent macht und für alle Beteiligten zugreifbar ist – unabhängig davon, ob die Agentur in Hamburg und der Kunde in München sitzt.

Monika Monzel hierzu:
"Wir von AdCoach möchten an dieser Stelle kein spezifisches Softwaretool empfehlen, da je nach Unternehmen die Anforderungen an neue IT-Tools systemtechnisch und auch aus Sicherheitsgründen sehr unterschiedlich geregelt sind. Wer nicht auf eine internetbasierte Groupware, die Kunde und Agentur gemeinsam nutzen, zurückgreifen kann (oder will), kann sich auch mit einfachen Mitteln helfen. Manchmal reicht als Orientierungshilfe eine simple Excel-Liste, die wöchentlich aktualisiert wird und stets (kurz und knapp) Auskunft über den Stand der Arbeit sowie die nächsten Schritte gibt. Aber Vorsicht: Oft werden Projektlisten zu wahren "Monstern" aufgebläht. Die Zauberformel heisst hier: Reduzieren auf das Minimum! Lieber regelmäßig kommunizieren (s. Punkt 2), als Projekte bis ins kleinste Detail dokumentieren. Dies hat nichts mit Agilität zu tun."

Agilität heisst anderseits aber auch nicht, dass alle machen was sie wollen, wann sie es wollen und wie sie es wollen. Agilität in der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Agenturen sowie im Projektmanagement generell bedeutet: "Schnell reagieren zu können" bzw. "In kürzerer Zeit gemeinsam mehr erreichen". Dafür ist ein stetiger Überblick aller Beteiligten über das Projekt, kombiniert mit einem regelmäßigen Austausch, essenziell.

Titelbild (copyright): Gaj Rudolf_Fotolia.com

 

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