Expertentipp Der neue Datenschutz im Eventmanagement

Cover des Whitepapers "DSGVO in Events – Was jetzt wichtig wird" von doo | Quelle: doo GmbH
22. Mai 2018Autor: Redaktion MarketingScout

Was Eventmanager jetzt bezüglich der Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) beachten müssen.

Die Deadline für die Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) endet am 25. Mai 2018. Eine Trendumfrage unter 200 Event-Managern der Eventmanagement-Plattform doo zeigt, dass erst die Hälfte der Verantwortlichen bereits Maßnahmen zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) umgesetzt haben.

IT-Experte Christian Schmoll von doo beantwortet in diesem Beitrag vier Fragen, die im Zusammenhang mit der DSGVO besonders häufig gestellt werden.

Frage 1: Online-Anmeldung zum Event
Auf welche Dinge muss bei einer Online-Anmeldemaske zu einem Event konkret hingewiesen werden?

Antwort Schmoll: Bei der Online-Anmeldung zu einem Event muss man umfassend über die Datenverwendung informieren (siehe Art. 13 DSGVO), also darüber, welche Daten erhoben werden, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage die Daten verarbeitet werden und wie lange die Daten aufbewahrt werden. Diese Information kann entweder in einem separaten Datenschutzdokument für die Event-Anmeldung oder in der allgemeinen Datenschutzinformation für die Webseite erfolgen. Eine ausdrückliche Zustimmung des Anmeldenden zur Datenschutzinformation ist dabei nicht erforderlich.

Frage 2: Speicherung von Kontaktdaten  
Szenario Messe: Wer seine Visitenkarte auf einem Messestand in ein Glas wirft, hat die Chance, ein tolles Produkt zu gewinnen. Muss man hier über den Datenschutz aufklären?

Antwort Schmoll: Ja. Die Informationspflichten aus der DSGVO gelten auch hier. Legen Sie gut sichtbar eine kurze, prägnante Datenschutzinformation aus. Die Speicherung der Kontaktdaten im CRM-System kann auch ohne ausdrückliche Einwilligung auf Basis eines sogenannten "berechtigten Interesses" zulässig sein, wobei man sich dabei bewusst machen sollte, dass die Daten nicht für alle Ewigkeit gespeichert werden dürfen. Es sollten bestimmte Löschroutinen definiert werden.

Frage 3: Auftragsdatenverarbeitung
Für die Organisation und Abwicklung von Events sind oft viele Anbieter involviert. Wie muss eine Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung mit Sub-Auftragnehmern aussehen?

Antwort Schmoll: Wie schon bisher nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) muss auch nach der DSGVO mit Auftragsverarbeitern eine ausführliche Vereinbarung abgeschlossen werden, in der die Details der Datenverarbeitung geregelt sind. Für die DSGVO ist es notwendig, bestehende Vereinbarungen zu ergänzen oder zu ersetzen. Regeln Sie das Event-Management über eine SaaS-Plattform, haben Sie einen entscheidenden Vorteil. Die meisten großen Anbieter stellen ihren Kunden fertige Vorlagen für die Auftragsverarbeitung zur Verfügung, die im Regelfall lediglich nur gegengezeichnet werden müssen.

Frage 4: Follow-Up Mails
Darf man Event-Teilnehmer zu Folgeveranstaltungen oder anderen Events per E-Mail einladen?

Antwort Schmoll: Die solche Einladung zu einer Folgeveranstaltung oder anderen Events ist, zumindest rechtlich betrachtet, als E-Mail-Werbung anzusehen. Dabei gibt es keinen Unterschied, ob es sich um kostenlose oder kostenpflichtige Veranstaltungen handelt. Für E-Mail-Werbung braucht man grundsätzlich immer die Einwilligung des Adressaten ("Opt-in"). Allerdings gibt es hier eine interessante Ausnahme: Bei einer bestehenden Kundenbeziehung dürfen Werbe-E-Mails zugesendet werden, wenn der Kunde dieser Zusendung nicht widersprochen hat ("Opt-out").

Lesetipp:
Weitere Fragen zum Thema DSGVO und Events beantwortet doo in Kooperation mit Christian Schmoll im E-Book "DSGVO in Events – Was jetzt wichtig wird". Es steht gegen Angabe von Kontaktdaten unter https://goo.gl/TT12xa zum Download zur Verfügung.

Cover des Whitepapers "DSGVO in Events – Was jetzt wichtig wird" von doo | Quelle: doo GmbH
Cover des Whitepapers "DSGVO in Events – Was jetzt wichtig wird" von doo | Quelle: doo GmbH

 

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