In der dynamischen Welt des Marketings stehen Fachleute oft vor folgender Herausforderung: Um effizient zu arbeiten, nutzen sie eine Vielzahl an Tools – Projektmanagement-Software, Content-Kalender, Social-Media-Planer, Analyse- und Reporting-Tools und vieles mehr. Jedes Werkzeug bringt zwar einen Nutzen, die Vielzahl der Tools erzeugt aber auch Komplexität. Dies hat zur Folge, dass Zeit, die eigentlich für kreative und strategische Arbeiten genutzt werden sollte, für das Management und die Pflege von Projektmanagement-Software aufgebraucht wird.
Wie lässt sich das Projektmanagement im Marketing schlank und effizient gestalten, ohne Qualität einzubüßen? Die Antwort liegt in der Reduktion und Fokussierung. Die folgenden Tipps helfen Marketing-Managern und Kommunikationsprofis, den Fokus auf das Wesentliche zu lenken, um in der Projektarbeit effektiv zu sein.
1. Tool-Landschaft konsolidieren
Anstatt für jede Aufgabe ein spezielles Tool zu nutzen, ist es ratsam, die Anzahl der eingesetzten Software-Programme zu reduzieren. Viele bewährte Projektmanagement-Tools bieten integrierte Funktionen für Planung, Kommunikation und Analyse. Indem man Tools mit überlappenden Funktionen eliminiert, schafft man mehr Übersicht und spart Zeit. Tipp: Stellen Sie (zuerst sich, dann dem gesamten Marketing-Team) folgende Frage: Welches (All-in-One-) Tool bringt dem Team den größten Mehrwert?
2. Standardisierte Workflows etablieren
Ein klar definierter Prozess ist das Rückgrat des schlanken Projektmanagements. Statt bei jedem neuen Projekt das Rad neu zu erfinden, sollte man Ablaufpläne für die verschiedenen Projekttypen nutzen – z.B. für die Kampagnenplanung, das Social Media Marketing, PR-Projekte, Messe- und Event-Projekte. Tipp: Standardisierte Workflows sorgen für mehr Transparenz im Team und minimieren das Risiko, dass wichtige TO DOs übersehen werden. Das Aufsetzen dieser Workflows ist gut investierte Zeit.
3. Prioritäten setzen und kommunizieren
Ein häufiges Problem im Marketing ist die Tendenz, zu viele Projekte gleichzeitig zu starten. Dies führt zu Qualitätsmängeln, Überforderung und Effizienzverlusten. Am besten arbeitet man mit einem Dashboard, in dem alle geplanten und laufenden Projekte übersichtlich dargestellt und klar priorisiert sind. Regelmäßige Abstimmungen im Team helfen, den Fokus zu wahren und Aufgaben gemäß ihrer Dringlichkeit step-by-step zu bearbeiten.
4. (Ggf.) Automatisierung nutzen
Viele wiederkehrende Aufgaben – wie das Versenden von E-Mails, das Planen von Social-Media-Beiträgen oder das Erstellen von Reportings – lassen sich mit Marketing-Automation-Tools vereinfachen. Bei der Auswahl der Tools ist darauf zu achten, dass diese leicht nutzbar sind, sich in die bestehenden Prozesse integrieren und nicht zu neuen Abhängigkeiten führen, die die Komplexität wieder erhöhen (s. Punkt 1). Auch Aspekte des Datenschutzes sind für die Tool-Auswahl relevant, zudem die neue KI-Verordnung für Deutschland (basierend auf dem EU AI Act), die zu berücksichtigen ist, wenn KI-basierte MarTech verwendet wird.
5. Transparenz und Kommunikation optimieren
Effizientes Projektmanagement im Marketing bedeutet vor allem, den Kommunikationsfluss im Team zu optimieren. Grundsätzlich sollte man die Anzahl der Meetings auf die wirklich wichtigen Anlässe reduzieren: wichtig sind immer Arbeitsmeetings. Zur reinen Information kann man auf asynchrone Kommunikation wechseln und hierfür Kanäle wie Slack oder Microsoft Teams nutzen. Hilfreich ist es, wenn alle Projektbeteiligten Zugriff auf einen zentralen Informations-Hub haben, der die relevanten Projektinformationen bündelt und stets die aktuellsten Neuigkeiten enthält.
Tipp: Nehmen Sie sich im Team Zeit für einen Projektmanagement-Review. Analysieren Sie das interne Projektmanagement auf Optimierungspotenziale. Ein interner Projektmanagement-Workshop oder ein extern moderiertes Projektmanagement-Seminar kann hierfür die perfekte Basis bilden.
Best Practices und Benchmarks für das Projektmanagement im Marketing: AdCoach Academy
Wer gezielt sein Projektmanagement im Marketing trainieren und optimieren möchte, findet bei der AdCoach Academy gleich mehrere Seminare und Workshops. Die Projektmanagement-Seminare von AdCoach vermitteln praxisnahes Wissen und Methoden, um ein schlankes Projektmanagement speziell im Bereich Marketing, Live-Marketing, in der Werbung, PR und Kommunikation erfolgreich umzusetzen – solo oder im Team. Alle Informationen gibt es unter: https://www.adcoach.de/Academy
Titelbild: Tipps für ein schlankes Projektmanagement im Marketing, AdCoach Academy
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Zusammenfassung: Schlankes Projektmanagement im Marketing bedeutet: weniger Tools und mehr Fokus. 5 Tipps der AdCoach Academy (adcoach.de), Ratgeberartikel auf marketingScout.com, Marketing Magazin.
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