Im Marketing erleben (bzw. erleiden) wir täglich nicht nur eine Aufgabenflut, sondern auch eine Flut an digitalen Tools. Wer managt seine Projekte noch manuell, d. h. ohne Projektmanagement-Software? Fakt ist: Moderne Softwaretools bieten eine Vielzahl nützlicher Funktionen, um Marketingprojekte zu organisieren. Doch gleichzeitig steigt das Risiko, sich in den Funktionen der Tools zu verlieren. Das Ergebnis: Die Software verlangt mehr Aufmerksamkeit als die eigentliche Projektarbeit. Was effizientes Marketing primär braucht, ist Fokus. Dieser Beitrag der AdCoach Academy schärft die Sinne für das Wesentliche: Back to Brain – Proaktives Projektmanagement vor Daten und Dashboards.
Es ist verlockend, sich auf eine Software zu verlassen, um als Projektmanager*in im Marketing alle Aufgaben und Deadlines zu verwalten. Doch diese Tools sind keine magischen Problemlöser, die uns die Arbeit abnehmen. Sie sind vor allem dafür da, Prozesse zu organisieren, wo möglich zu automatisieren und Transparenz zu schaffen. Eine vorausschauende Planung und strategisches Denken können sie jedoch nie ersetzen.
Die Gefahr der Detailversessenheit
Software zur Projektorganisation erfordert in der Regel detailreiche Eingaben, viele Klicks und ständige Updates, damit sie verlässlich arbeitet. Doch bei der Vielzahl an Projekten, Zielen und Aufgaben, die ein Marketingteam bewältigen muss, kann das schnell zur Belastung werden.
Der zentrale Punkt ist, dass Software immer nur das abbilden kann, was wir ihr an Daten zur Verfügung stellen. Sie ist ein wertvolles Werkzeug für die Organisation von Informationen, aber sie ist nicht in der Lage, den strategischen Blick auf das Gesamtbild zu übernehmen. Und sie verleitet dazu, sich auf das Tool zu verlassen und nicht zu hinterfragen, ob man mit den geplanten Prozessen noch auf Kurs ist.
Statt persönlich zu reflektieren, wie (gut) ein Projekt tatsächlich läuft und was man tun kann, damit es besser läuft, neigen Marketing-Profis dazu, immer tiefer in die Details der Software einzutauchen – sei es durch ein minutiöseres Time-Tracking oder die noch kleinteiligere Abbildung von Aufgaben.
Dabei geht der Blick auf das große Ganze verloren: Wo muss ich als Marketing-Projektmanager meinen Fokus setzen, um den maximalen Impact zu erzielen? Welche Kampagnen und Projekte sind in der kommenden Woche am wichtigsten? Welche Ressourcen sind dringend erforderlich und wo könnte eine kurzfristige Umpriorisierung sinnvoll sein?
Allzu oft werden Marketingteams in einer Flut von To-dos und Aufgabenlisten gefangen, ohne dass der strategische Fokus gewahrt bleibt. Software kann zwar helfen, den Überblick über die Projekte zu behalten, aber sie erfordert eine ständige Pflege und detaillierte Eingaben. Die Frage ist, ob sich der Aufwand für jedes kleine Detail tatsächlich lohnt – oder ob es nicht viel wichtiger wäre, regelmäßig innezuhalten und sich auf einer aggregierteren Ebene die Frage zu stellen: Wo will ich (bzw. unser Team) hin und wie setzen wir unsere Zeit (und unsere Budgets) bestmöglich dafür ein?
Proaktivität und Reflexion sind die Schlüssel
Egal wie viel Überblick und Automatisierung eine Projektmanagement-Software auch bieten mag, die wahre Stärke eines erfolgreichen Marketingteams liegt in der Fähigkeit, vorausschauend zu planen und den Blick auf die wichtigen Dinge zu richten. Eine Software wird niemals in der Lage sein, die nötige Marktkenntnis, Kreativität und strategische Weitsicht zu ersetzen, die für effiziente Workflows und wirksame Ergebnisse nötig sind. Daher sollten Projektmanagement-Tools immer nur eine Unterstützung für das Marketingteam sein – kein Ersatz für Human Intelligence.
Vorausschauende Planung bedeutet, regelmäßig einen Schritt zurückzutreten und sich die Frage zu stellen, ob man noch auf dem richtigen Kurs ist. Diese Reflexion erfordert Zeit und Raum, und sie geht weit über das Planen, Abbilden und Abhaken von Aufgaben in einem Softwaretool hinaus. Das bewusste Reflektieren der Prozesse und Fortschritte ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass die strategische Ausrichtung erhalten bleibt und man sich nicht in der täglichen Aufgabenflut verzettelt.
Persönlicher Austausch im Team und mit Stakeholdern
Das geschilderte Problem ist nicht nur ein Problem des Einzelnen, sondern auch eine Herausfoderung für das Team. Software kann dazu beitragen, gemeinsame Projekte nach bewährten Workflows abzuwickeln. Den intelligenten Blick auf den Status quo und die Abstimmung der jeweils relevanten Next steps kann die Software jedoch nicht übernehmen.
Dies alles muss persönlich erfolgen und kann nicht an ein Tool delegiert werden. Der Verzicht auf die gemeinsame Reflexion und Planung im Team, etwa in einem "Montagsmeeting", ist einer der größten Führungsfehler im Marketing überhaupt. Der Grund für die Abschaffung der Meetings liegt oft in der Art und Weise, wie diese ablaufen, begründet. Statt auf Basis einer gut strukturierten Multi-Projektübersicht die gemeinsamen Prioritäten zu planen und die wichtigsten nächsten Schritte zu definieren, tragen die Teammitglieder nacheinander ihre Projekte vor, zu denen die anderen nichts beitragen können. Nicht das Meeting selbst ist hier ineffizient, sondern die Art und Weise, wie es durchgeführt wird.
Relevante Skills entwickeln – Mensch plus Technik, Selbstmanagement und Teamprozesse
Es ist kein Geheimnis, dass viele Marketingteams unter der Last der täglichen Aufgaben leiden. Das ständige Hin- und Herwechseln zwischen kurzfristigen Aufgaben und langfristigen Zielen führt zwangsläufig dazu, dass die Orientierung schwindet. Dies senkt nicht nur die Motivation im Team, sondern auch die Effizienz der Marketingmaßnahmen.
Die AdCoach Academy bietet seit vielen Jahren, neben einer Vielzahl weiterer Marketing Seminare, eine praxisorientierte, stetig aktualisiertes Weiterbildung zum Thema "Projektmanagement im Marketing" an. Die Teilnehmenden werden durch alle wichtigen Aufgabenbereiche – vom perfekten Start neuer (Marketing-) Projekte bis zum erfolgreichen Abschluss geführt. Die vorgestellten Best Practices helfen, sich zu benchmarken und Prozesse zu optimieren.
Dabei wird die "Multiprojekt-Sicht" nie aus den Augen verloren, da das Management mehrerer paralleler Projekte (statt eines einzelnen Groß-Projektes) für die Arbeit im Marketing typisch ist. Tipps zu nützlichen Softwaretools und deren effizientem Einsatz sind in das Seminar integriert. Auch wichtige Projektmanagement-Soft Skills, wie Kommunikations- und Konfliktlösungstechniken werden behandelt, da effizientes Projektmanagement immer auch ein "People Business" ist – man muss verschiedene Menschen und Meinungen zusammenbringen.
Das Seminar Projektmanagement im Marketing der AdCoach Academy kann als offenes Seminar zu verschiedenen Terminen oder als Teamseminar gebucht werden. Informationen gibt es unter dem Link.
Titelbild: Mehr Fokus im Marketing – Wo Projektmanagement-Software alleine nicht hilft (Collage: AdCoach Academy; Fotos: Canva Bildarchiv)
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Zusammenfassung: Mehr Fokus im Marketing – Wo Projektmanagement-Software alleine nicht hilft. Ein Ratgeberartikel der AdCoach Academy zum Thema Marketingorganisation und Marketingmanagement mit Schwerpunkt "Projektmanagement im Marketing, Multi-Projektmanagement".
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