Marketingfachleute bemühen sich stets um eine optimale Zielgruppen-Kommunikation. Diese gelingt vor allem dann, wenn klare Botschaften ausgesendet, die Kommunikation auf das Wesentliche fokussiert und die Kernaussagen am besten noch bildhaft verpackt werden. In der Kommunikation am Arbeitsplatz besteht hingegen viel Optimierungspotenzial. Eine aktuelle Studie von TechSmith und Qualtrics bestätigt dies. Die Hälfte der Befragten gibt an, dass die steigende Flut digitaler Kommunikation (E-Mails, Meetings, Chat-Nachrichten) ihre Produktivität bei der Arbeit beeinträchtigt. Der Wechsel zu mehr On-demand-Informationen sowie Visualisierung könnte Abhilfe schaffen.
Die TechSmith Corporation, spezialisiert u.a. auf visuelle Kommunikation, hat gemeinsam mit dem unabhängigen Forschungspartner Qualtrics im Rahmen der Studie "Klarheit statt Chaos – Produktivität in der modernen Arbeitswelt" den Status Quo der Kommunikation am Arbeitsplatz untersucht. Für die Studie wurden mehr als 900 Vollzeitbeschäftigte aus den Bereichen digitale Kommunikation und Kollaboration aus Unternehmen verschiedener Branchen in den USA, Großbritannien, Deutschland und Frankreich befragt. Die Daten wurden zwischen Juli und August 2023 erhoben und beschäftigen sich unter anderem mit den Fragen, welche Kommunikationsmethoden und -kanäle am meisten genutzt werden, warum Mitarbeiter mit der Kommunikationsflut nicht mehr mithalten können und wie Unternehmen diese Herausforderungen besser meistern können.
Die zunehmende Verbreitung von Remote- und Hybrid-Arbeitsmodellen, die verstärkte Nutzung von digitalen Tools sowie die Komplexität der Arbeit, die sich über verschiedene Zeitzonen und Kulturen erstreckt, machen Kommunikation am Arbeitsplatz zu einer immer größeren Herausforderung für die Unternehmen und deren Beschäftigte.
Die Studie zeigt, dass viele Mitarbeiter mit E-Mails, Meeting-Anfragen, Chat-Nachrichten und Telefonanrufen regelrecht überflutet werden. 50 Prozent der Befragten gaben an, dass diese tägliche Kommunikationsflut ihre Produktivität beeinträchtigt. Die Studie legt zudem offen, dass das Volumen der Kommunikation zu einer größeren Anzahl an Missverständnissen führt und die Befragten deshalb mehr Zeit dafür aufwenden müssen, diese zu klären.
Dies sind weitere wichtige Kernergebnisse der Studie:
Wenig sinnvolle Meetings
Die Mehrheit der Befragten (60 Prozent) gab an, dass sie einen angemessenen Teil ihres Arbeitsalltags in Meetings verbringen, aber dass nur drei von fünf dieser Meetings für sie sinnvoll oder produktiv seien. Das Hauptproblem in diesem Zusammenhang ist laut der Befragten die richtigen Leute gleichzeitig am richtigen Ort zusammenzubringen. Hybrid Arbeitende spüren diese Effekte noch stärker: Von ihnen gaben 58 Prozent an, dass ihre Produktivität durch die allgegenwärtige Kommunikationsflut beeinträchtigt wird und 44 Prozent sind der Meinung, dass sie zu viel Zeit in Meetings verbringen.
Viele Missverständnisse
74 Prozent mussten zumindest bereits einmal Zeit dafür aufwenden, kommunikationsbedingte Missverständnisse zu klären, wobei fast ein Viertel der Befragten angab, dass dies "häufig" geschehe. Insgesamt erleben 66 Prozent der Befragten zumindest manchmal Missverständnisse oder Verwirrung aufgrund von Kommunikationsfehlern und die Hälfte gab an, dass sie wegen solcher Fehler zumindest manchmal Deadlines versäumt oder dass sich Projekte verzögert haben. Die Befragten, die angaben, häufig oder immer Missverständnisse, Kommunikationsausfälle oder Unklarheiten zu erleben, gaben auch mit höherer Wahrscheinlichkeit an, dass sich das Volumen der Kommunikation negativ auf ihre Produktivität auswirkt.
Optimierungsmöglichkeiten
Rund 98 Prozent der Befragten sind der Meinung, dass Videos und Bilder, also mehr visuelle Informationen, die Effektivität der Kommunikation am Arbeitsplatz verbessern könnten. Die Befragten sind zudem offen dafür, sich für Kommunikation, die keine Konversation in Echtzeit benötigt (z.B. Status-Updates oder Schulungen) aufgezeichnete Videos anzusehen, anstatt an Live-Meetings teilzunehmen. Sie gaben zudem an, dass Bildmaterial wie Screenshots, Infografiken und Diagramme im Vergleich zu "nur Text" für mehr Klarheit in der Kommunikation sorgen und dass mit dieser Art der visuellen Kommunikation Missverständnisse und Unklarheiten reduziert sowie Zeit eingespart werden kann.
Anton Bollen, Customer Success Manager von TechSmith, erläutert: "Die Arbeitswelt befindet sich momentan in einer Transformationsphase, in der traditionelle Arbeitsweisen und -philosophien auf neue Arbeitsformen, Erwartungen und zahlreiche digitale Werkzeuge treffen, welche den Arbeitsalltag der Zukunft schon heute prägen. Die Tendenzen zu mehr Flexibilität, mehr Home Office und globalen Teams sind sehr zeitgemäß, bringen aber auch neue Herausforderungen bezüglich der Kommunikation, Inklusion und Produktivität mit sich. Um diese zu überwinden, müssen sich Führungskräfte auf die Herausforderungen einlassen und Wege ebnen, die Kommunikation vor Ort als auch in hybriden und Remote-Arbeitsumgebungen dank neuer Tools und Ansätze klarer und besser zu gestalten."
Weitere Ergebnisse gibt es in dem vollständigen Report zur Studie "Klarheit statt Chaos: Produktivität in der modernen Arbeitswelt".
Titelbild / Grafik: Visual zur Studie "Klarheit statt Chaos: Produktivität in der modernen Arbeitswelt". Quelle: TechSmith (www.techsmith.de)
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