Expertentipp Eventmarketing: 20 Verstärker für Messe- und Event-Einladungen

Jeder Event-Manager weiß: Eine kreative Veranstaltungsidee ist noch kein Garant für viele Besucher. Wer sich die Mühe macht, ein begeisterndes Event-Programm zu konzipieren und alle Voraussetzungen für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung zu treffen, der will am Veranstaltungstag möglichst volle Ränge sehen.

Doch bei dem ganzen Aufwand für Location- und Programmplanung, Gäste-Management und Sicherheitskonzept, Catering und Follow-Up, bleibt für die Event-Einladungen oft nur wenig Zeit. Die Einladungen werden in der Praxis häufig nur so "nebenbei"  erstellt, als Standard-E-Mail oder -Brief, häufig nur mit Text umgesetzt, der wenig Spielraum für kreative Ideen lässt.

Mit ein paar kleinen Wirkungsverstärkern kann man viel bewirken: Atmosphäre vermitteln, Neugier schüren, konkrete Anreize zum Besuch bieten – damit die Veranstaltung voll, und somit ein voller Erfolg wird.

Checkliste: Die 20 besten Wirkungsverstärker für Messe- und Event-Einladungen*

1. Das geschenkte Ticket (als Beileger oder Download-Link)
2. Tolles Motto kreieren, das Appetit auf die Veranstaltung macht (z.B. "100 Tipps, 100 Steaks")
3. Text und Bild = Kopf und Bauch ansprechen; Tipp: Nutzen Sie Bilder, welche die (exklusive, entspannte, inspirierende, …) Atmosphäre des Events perfekt transportieren
4. Link (oder QR-Code) auf ein begeisterndes Preview-Video zum Event in die Einladung einbauen
5. Einladungskarte mit Bastel-Effekt (z.B. Puzzle-Karte) – weckt den Spieltrieb
6. Persönlich werden! ("Ihre persönliche Einladung, liebe Frau …"; ggf. handschriftlichen Notizen hinzufügen)
7. Einladung zum exklusiven Meet & Greet ("Treffen Sie an diesem Tag Frau / Herr … zu einem persönlichen Gespräch in unserer VIP-Lounge")
8. Hinweis auf eine Live-Übertragung des Events ("Sie sind live dabei, wenn am …")
9. Event-Countdown ("Nur noch 10 Tage bis …")
10. Selbstbild der Zielgruppe bestätigen ("Das Highlight-Event für echte Trendsetter" …)
11. Einstieg mit etwas Kuriosem (Beispiel: Der Betreff "Mett in der Handtasche" wies in aufmerksamkeitsstarker Art und Weise auf eine Veranstaltungsreihe hin, bei der es um kreative Social Media Post Ideen ging)
12. Einladung zum (kostenlosen) Sektempfang oder zur Happy Hour (-> Ja, das wirkt immer noch, insbesondere bei Messen)
13. Einbettung der Veranstaltung in ein VIP-Club Konzept ("Exklusiv nur für Mitglieder – Gäste sind willkommen")
14. In den sozialen Medien gut vernetzte Kunden oder Experten (= Social Media Influencer) identifizieren und diese bitten, über die Veranstaltung zu posten; gleiches gilt für gut vernetzte Mitarbeiter
15. Motivierenden #Hashtag zur Veranstaltung kreieren und zusammen mit kreativem Content in den digitalen Kanälen posten; die Beiträge ggf. für mehr Reichweite zusätzlich bewerben
16. Der "CEO" (oder eine sonstige wichtige Person) lädt persönlich ein, mit Bild und / oder mit persönlichem Gruß (besonders geeignet für Mitarbeiter-Events)
17. Einladungen mit "Geschenk"-Coupon – nur auf der Veranstaltung einzulösen
18. Verknappung ("Wir haben noch eines von den begehrten 250 Tickets für Sie …")
19. Medienpartnerschaften eingehen und Ticketkontingente zur Verfügung stellen (für Verlosungen / Gewinnspiele etc.)
20. Ein ganz neues Format kreieren, d.h. eine "Highlight-Veranstaltung" entwickeln, die sich per se niemand aus der Besucherzielgruppe entgehen lassen will (z.B. "erstes / einziges PR-Hackathon am … in …")

* Quelle: AdCoach Academy, Seminar "Events mit Wow!-Faktor", aus der Checkliste (in Auszügen) "Erfolgreiche Event-Einladungen" | Copyright by AdCoach www.adcoach.de

Beitragsbild (oben): siraanamwong – Fotolia.com